jueves, 26 de junio de 2014

¿QUE SON LAS RELACIONES PÚBLICAS?




Definición de Relaciones Públicas:

“Las relaciones públicas consisten en un esfuerzo deliberado, planificado y continuo por establecer y mantener una comprensión mutua entre una empresa y sus públicos» (British Institute of Public Opinión)”

“La práctica de las relaciones públicas es el arte y la ciencia social de analizar tendencias, predecir sus consecuencias, asesorar a los líderes de organizaciones y poner en marcha los programas de acción planificados que sirven tanto a los intereses de las empresas como a los del público”

Las palabras clave que hay que recordar a la hora de definir relaciones públicas son las siguientes:

Deliberación: la actividad de relaciones públicas es intencionada. Está diseñada para influir, conseguir la comprensión, ofrecer información y lograr una retroalimentación (reacción de los que se ven afectados por la actividad).

Planificación: la actividad de relaciones públicas está organizada. Se encuentran soluciones a los problemas y se pone en marcha la logística necesaria, actividad que requiere cierto tiempo. Es una actividad sistemática, que exige investigar y analizar.

Resultados: las relaciones públicas eficaces se basan en políticas y resultados actuales. Las relaciones públicas, por sí solas, no pueden crear una buena voluntad ni el apoyo social si la empresa no es sensible a las preocupaciones de la comunidad.

Interés del Público: la actividad de relaciones públicas debería beneficiar mutuamente a la empresa y al público; consiste en alinear los intereses propios de la empresa con los intereses y preocupaciones del público.

Comunicación Bidireccional: las relaciones públicas son algo más que la divulgación unidireccional de la información. Es necesario solicitar y obtener una retroalimentación.

Función Directiva: las relaciones públicas alcanzan su máxima eficacia cuando forman parte íntegra del proceso de toma de decisiones de la alta dirección. Las relaciones públicas deben asesorar y resolver problemas al más alto nivel, y no limitarse a divulgar la información una vez que se ha tomado una decisión.

Las Relaciones Públicas como Proceso:

Las relaciones públicas son un proceso, es decir, un conjunto de acciones, cambios o funciones que implican un resultado. Una forma común de describir este proceso, y de recordar sus elementos, consiste en utilizar las siglas RACE, acuñadas inicialmente por John Marston en su libro The Natnre o f Public Relations. Fundamentalmente, RACE significa que la actividad de relaciones públicas se compone de cuatro elementos clave:  
        
        Investigación: ¿Cuál es el problema o la situación?
 Acción: (planificación de un programa): ¿Qué se va a hacer?
        Comunicación: (ejecución): ¿Cómo se informará al público?
        Evaluación: ¿Se logró llegar al público? ¿Cuál fue el efecto?

Otro planteamiento consiste en analizar este proceso como un ciclo sin fin en el que seis componentes constituyen los eslabones de una cadena.

Paso 1: Investigación y análisis. Consiste en obtener información sobre la naturaleza y la amplitud del problema de relaciones públicas. Para ello, se puede obtener información del público, de los medios de comunicación, de los editoriales de las revistas, así como analizar datos de tendencias y otras formas de investigación a partir de la experiencia personal y de las presiones y normativas gubernamentales.

Paso 2: Formación de políticas. El personal de relaciones públicas debe valorar es­ tas informaciones, establecer objetivos y una agenda de acciones y transmitir sus recomendaciones a la dirección.

Paso 3: Programación. Cuando la dirección ha tomado sus decisiones, el personal de relaciones públicas debe ejecutar el programa de acción estableciendo los objetivos, definiendo el público y decidiendo qué estrategias utilizar en el plazo acordado. Aquí tiene mucha importancia el presupuesto y la elección de personal.

Paso 4: Comunicación. El personal de relaciones públicas ejecuta el programa utilizando medios como comunicados de prensa, publicaciones, comentarios en Internet y en las páginas web, eventos especiales, discursos y programas de relaciones con la comunidad.

Paso 5: Retroalimentación (feedback). El efecto de estos esfuerzos se mide a través de una retroalimentación proveniente de las mismas fuentes que se utilizaron en el Paso 1. ¿Publicó la prensa los mensajes clave? ¿Aumentaron las ventas? ¿Consiguió la empresa preservar o mejorar su reputación?

Paso 6: Valoración del programa y ajustes. Desde este momento, el ciclo se repite para resolver las cuestiones relacionadas con el problema que puedan exigir una nueva acción o nuevas decisiones.

Áreas Profesionales

El proceso básico de las relaciones públicas que acabamos de describir se manifiesta de diversas formas. Entre los elementos clave de las relaciones públicas, según la Fundación PRSA, se cuentan los siguientes:

ü Asesoría: aconseja a los directivos respecto a políticas, relaciones y comunicación.

ü Investigación: define las actitudes y comportamientos con el fin de planificar las estrategias de relaciones públicas. Esta investigación y análisis pueden utilizarse para (1) crear una comprensión mutua o (2) influir y persuadir al público.

ü  Relaciones con los medios (gabinete de prensa): trabaja con los medios de co­municación o con blogueros cuando pretende cobertura informativa (publicity) o para que actúen en función de los intereses de la empresa.

ü  Publicity: es la información que un medio de comunicación difunde sobre actividades, actos o acontecimientos de una organización mediante noticias que no subscribe la organización sino el medio de comunicación, que es quien controla el mensaje, y que suele ser el resultado informativo de una acción de comunicación de la organización

ü  Relaciones con los trabajadores/miembros: sirven para responder a las preocu­paciones, necesidades de información y de motivación de los trabajadores o empleados de una empresa o miembros de una asociación.

ü   Relaciones con la comunidad: planifica actividades con la comunidad para mantener un entrono mutuamente beneficioso, tanto para la empresa como para la propia comunidad.

ü  Relaciones institucionales: desarrollan una participación eficaz en la política pública y ayuda a la empresa a adaptarse a las expectativas públicas. Este término también se utiliza en las administraciones públicas para describir sus actividades de relaciones públicas y en muchas corporaciones como término genérico que abarca múltiples actividades de relaciones públicas.

ü Asuntos gubernamentales: área de las relaciones institucionales que se encarga de la gestión de las relaciones directas con los poderes públicos en nombre de la empresa. El lobbismo es parte del programa de asuntos gubernamentales.

ü Gestión de conflictos potenciales: identificación y resolución de diversos asuntos o temas que pueden afectar a la empresa.

ü Relaciones financieras: creación y mantenimiento de la confianza de los inversores y creación de buenas relaciones con la comunidad financiera. También se conoce como relaciones con los inversores o relaciones con los accionistas.

ü Relaciones sectoriales: relaciones con otras empresas del sector y con los sindicatos.

ü Desarrollo/captación de fondos (fundraising): demostración de la necesidad de apoyo y fomento del apoyo del público a la empresa, sobre todo mediante contribuciones financieras.

ü  Relaciones multiculturales/diversidad del lugar de trabajo: relaciones con los individuos y públicos en una variedad de grupos culturales. Un buen ejemplo es el esfuerzo del Banco de América por acercarse a la comunidad hispánica.

ü  Eventos especiales: fomento del interés sobre una persona, producto u organi­zación mediante un acontecimiento programado; también, actividades diseñadas para relacionarse con los públicos y atender sus opiniones.

ü  Comunicación de marketing: combinación de actividades diseñadas para vender un producto, servicio o idea, incluidas la publicidad, el material complementario, la publicity, la promoción, el correo directo, los salones comerciales y los eventos especiales.

Diferencias entre Relaciones Públicas y Periodismo:

La redacción es una actividad común, tanto de los profesionales de las relaciones públicas como de los de periodismo. Ambos trabajan de forma análoga: entrevistan a personas, recopilan y sintetizan grandes cantidades de información, redactan en un estilo periodístico, y están entrenados para escribir un buen artículo en el último momento. De hecho, muchos periodistas llegan a cambiar de profesión para convertirse en profesionales de las relaciones públicas.
Esto ha hecho que mucha gente, incluidos muchos periodistas, llegue a la falsa conclusión de que existe poca diferencia entre las relaciones públicas y el periodismo. Para muchos, las relaciones públicas son sencillamente un «periodismo empresarial» de una organización que no sea un medio de comunicación social. Los dos sectores se diferencian en alcance, objetivos, públicos y canales.

ü  Alcance. Las relaciones públicas, como ya se ha afirmado, se componen de multitud de elementos, que van desde la asesoría hasta la gestión de conflictos potenciales y la gestión de eventos. Las relaciones con los medios, y la redacción periodística, aunque son importantes, son tan solo dos de estos elementos. Además, la práctica de las relaciones públicas requiere pensar en términos estratégicos, tener capacidad para resolver problemas y otras competencias directivas y de gestión.

ü Objetivos. Los periodistas recopilan y seleccionan información con el objetivo primordial de ofrecer al público noticias e información. El personal de relaciones públicas también recopila hechos e información con la intención de informar al público, pero el objetivo es diferente. La actividad de comunicación es tan solo un medio para conseguir un fin. En otras palabras, el objetivo no es solo el de informar, sino el de cambiar las actitudes y comportamientos de las personas para avanzar hacia las metas y objetivos de una organización. Mientras que los periodistas son observadores objetivos, los profesionales de las relaciones públicas son defensores. No obstante, somos defensores, y no debemos olvidarlo. Somos defensores de un determinado punto de vista: el de nuestro cliente o empresario. Y aunque reconocemos que al servir al interés público actuamos a favor del interés de nuestro cliente, no somos periodistas. Esa no es nuestra tarea».

ü  Públicos. Los periodistas escriben sobre todo para una audiencia masiva: aquellos que leen, escuchan o ven el medio de comunicación para el que trabajan. Por definición, una audiencia masiva no está bien definida, y el periodista que trabaja en un periódico diario, por ejemplo, escribe para el gran público. Por el contrario, un profesional de las relaciones públicas segmenta cuidadosamente el público en función de diversas características demográficas y psicológicas. Esta investigación permite que el mensaje se personalice en función de las necesidades, preocupaciones e intereses de cada público para tener el máximo efecto posible.

ü  Canales. La mayoría de los periodistas, debido a la naturaleza de su empleo, llega a su público a través de un canal: el medio de comunicación que publica o emite su trabajo.

El profesional de las relaciones públicas puede llegar a su público a través de una diversidad de canales. Los canales que utiliza pueden ser una combinación de medios de comunicación: periódicos, revistas, radio y televisión. O pueden incluir envíos por correo, folletos, carteles, revistas especializadas, eventos especiales, mensajes a través de Internet, blogs e, incluso, videos en YouTube.

Diferencias entre Relaciones Públicas y Publicidad

De la misma manera que mucha gente confunde, erróneamente, las relaciones públicas con la publicity (cobertura informativa), existe cierta confusión entre la publicity (un área de las relaciones públicas) y la publicidad. Aunque la publicidad y la publicity utilizan medios de comunicación para divulgar un mensaje, el formato y el contexto son diferentes. La publicity (información sobre un acontecimiento, un individuo o grupo, o un producto) aparece como un nuevo artículo o información en los medios de comunicación. El material ha sido preparado por profesionales de las relaciones públicas y evaluado por el departamento de relaciones con la prensa. Los periodistas, conocidos como cancerberos o guardabarreras (gatekeepers), determinan si el material se utilizará o, simplemente, se tirará a la papelera (seleccionan el material informativo).

Por el contrario, la publicidad es un espacio pagado y un tiempo de emisión. Las empresas y las personas suelen contratar a un departamento de publicidad de un medio de comunicación para incluir un anuncio de toda una página, o un anuncio de un minuto en un medio audiovisual. Una empresa crea un anuncio, decide el diseño, y controla dónde y cuándo se va a mostrar. En otras palabras, los anuncios son sencillamente un alquiler de un espacio en un medio de comunicación. La principal parte del pastel de los ingresos de todos los medios de comunicación, incluido Google, proviene de la venta de espacio publicitario. Otras diferencias entre las actividades de relaciones públicas y la publicidad son las siguientes:

ü    La publicidad está presente fundamentalmente en medios de comunicación social; las relaciones públicas utilizan multitud de herramientas de comunicación: folletos, presentaciones multimedia, eventos especiales, discursos, comunicados de prensa, dosieres de prensa, etc.

ü La publicidad se dirige a públicos externos, fundamentalmente a consumidores de bienes y servicios; las relaciones públicas presentan sus mensajes a públicos externos específicos (accionistas, proveedores, líderes de la comunidad, grupos ecologistas, etc.) y a un público interno (empleados).

ü  La publicidad suele identificarse como una función de comunicación especializa­ da; las relaciones públicas tienen un mayor alcance, y se ocupan de las políticas y resultados de toda la organización, desde la ética de los empleados hasta la cantidad de dinero que se da a las asociaciones locales.

ü  La publicidad suele utilizarse como una herramienta de comunicación en las relaciones públicas, y la actividad de relaciones públicas suele respaldar a las campañas publicitarias. La función de la publicidad consiste en vender bienes y servicios; la función de las relaciones públicas consiste en crear un entorno en el que la organización pueda desarrollarse. Trata de gestionar los factores económicos, sociales y políticos que pueden afectar a la organización.

Diferencias entre Relaciones Públicas y Marketing

Las relaciones públicas difieren del marketing de diversas maneras, aunque sus fronteras suelen solaparse. Por ejemplo, las funciones se solapan porque tanto las relaciones públicas como el marketing se ocupan de las relaciones de la organización y utilizan técnicas de comunicación análogas para llegar al público. Ambas actividades tienen como objetivo último garantizar el éxito de la empresa y su supervivencia económica. Sin embargo, las relaciones públicas y el marketing afrontan esta tarea desde perspectivas o puntos de vista distintos.

ü  Objetivos. El objetivo del marketing es vender productos o servicios y para ello utiliza envoltorios atractivos, precios competitivos, promociones en puntos de venta y en Internet, y un sistema de distribución eficaz. El objetivo de las relaciones públicas es establecer una relación con un público variado que ayude a mejorar la reputación de la empresa ya incrementar la confianza en su política, en sus servicios y en sus productos.

ü  Públicos. El público al que va dirigido el marketing son los consumidores y los clientes. Las relaciones públicas tienen unos públicos mucho más variados, desde inversores hasta líderes de la comunidad, grupos ecologistas, vendedores, personajes públicos e, incluso, empleados de la propia empresa. Todos ellos pueden afectar al éxito e ingresos de la organización con acciones como boicots, lobbismo y la generación de cobertura in­ formativa negativa.

ü  Competitividad versus oposición. Los profesionales del marketing tienden a confiar exclusivamente en las soluciones competitivas, mientras que los de las relaciones públicas perciben el problema unido a una oposición. Cuando los profesionales del marketing se encuentran con la oposición a un producto, su solución es bajar el precio o mejorar el envoltorio. Por el contrario, los profesionales de las relaciones públicas no consideran que la bajada de precio sea una solución eficaz cuando la oposición a un producto viene determinada por la consideración de producto inseguro por el público

ü  El papel de la dirección. El marketing es una función determinada dentro de la empresa que se ocupa del posicionamiento y las ventas de un producto. El personal de relaciones públicas, sin embargo, tiene que estar en contacto con todos los demás departamentos de la empresa para lograr así las metas y objetivos organizativos. Una organización, para tener éxito en el mercado, debe prestar atención constante a su reputación y llevar a cabo una política que mejore su credibilidad y la confianza de sus públicos. El personal de relaciones públicas debería, idealmente, tratar con la dirección para dar forma y promover los valores clave de la empresa.

El Respaldo de las Relaciones Públicas al Marketing

Philip Kotler, profesor de marketing en la Universidad de Northwestern y autor de un libro de texto de marketing muy conocido en todo el mundo, afirma que las relaciones públicas constituyen la quinta «P» de la estrategia de marketing, que incluye otras cuatro: Producto, Precio, Lugar {Place) y Promoción. Como afirmaba en la Harvard Business Review, «las relaciones públicas tardan en cultivarse, pero cuando se abonan, pueden ayudar a que la empresa destaque en el mercado».

Dennis L. Wilcox, en su libro Public Relations Writing and Media Techniques, realiza una lista de ocho formas distintas en las que las actividades de relaciones públicas pueden contribuir a alcanzar los objetivos de marketing:

1.   Fomentan nuevos clientes potenciales para nuevos mercados, como las personas que preguntan sobre un producto tras haberlo visto en algún medio de comunicación.

2.   Proporcionan promociones de terceros, a través de periódicos, revistas, radio y televisión, mediante los comunicados de prensa sobre los productos o servicios de una empresa, la participación de la comunidad, los inventos y los nuevos planes.

3.   Crean estímulos de venta, normalmente mediante artículos en la prensa especializada sobre nuevos productos o servicios.

4.   Allanan el camino para las ventas.

5.   Mejoran la eficacia de la promoción y publicidad de una empresa haciendo un seguimiento continuo y de apoyo a la empresa y sus productos.

6.   Proporcionan una literatura de ventas gratuita, ya que los artículos sobre la organización y sus productos pueden ser reimpresos como extractos informativos en los folletos dirigidos a los consumidores.

7.   Convierten a la organización en fuente autorizada de información sobre un determinado producto.

8.   Ayudan a vender productos menores que no disfrutan de importantes presupuestos de publicidad.

Hacia un Planteamiento Integrador

Aunque existen diferencias bien definidas entre los campos de la publicidad, el marketing y las relaciones públicas, existe una creciente concienciación de que los objetivos y metas de la organización pueden alcanzarse mejor si se parte de un planteamiento integrador. Esta idea dio lugar, en la década de los noventa, a términos como comunicación integrada de marketing, comunicación convergente y comunicación integrada.  Diversos factores han fomentado esta tendencia hacia la integración.  

Uno es la reducción del tamaño de las empresas y su reestructuración. Muchas empresas han consolidado departamentos y también han reducido el personal dedicado a diversas disciplinas de comunicación. Por ello, un departamento con menos empleados debe llevar cabo una mayor variedad de tareas de comunicación.

En segundo lugar, los presupuestos para el marketing y la comunicación de las organizaciones se han reducido, especialmente en períodos de crisis como el que nos afecta actualmente. Muchas organizaciones, para evitar los elevados costes de la publicidad, buscan formas alternativas para transmitir sus mensajes. Entre estas se pueden incluir (1) la creación de ruido por el boca a boca, (2) centrarse en personajes influyentes, (3) el marketing en Internet, (4) el marketing en las bases populares, (5) las relaciones con los medios y la publicity del producto y (6) actividades de patrocinio de eventos.

En tercer lugar, existe una consideración creciente de que la publicidad, con sus elevados costes, no es la bala de plata que fue antaño. Parte del problema es el creciente exceso de publicidad, la fragmentación de la audiencia ante más medios y su falta de credibilidad general entre los consumidores. Al y Laura Ries, autores de un libro de gran popularidad (al menos entre los profesionales de las relaciones públicas), La caída de la publicidad y el auge de las relaciones públicas, escriben: «Estamos empezando a ver análisis empíricos que respaldan la superioridad de las relaciones públicas sobre la publicidad para lanzar una marca.

En cuarto lugar, en la actualidad se admite generalmente que el marketing de los productos y servicios puede verse afectado por cuestiones de política social y pública. La legislación medioambiental afecta al embalaje y al contenido de los productos, la propuesta del impuesto de lujo sobre los automóviles más caros afecta a las ventas de dichos automóviles, y el respaldo de una empresa a la planificación familiar o a la generalización de las prestaciones de bienestar para las parejas de un mismo sexo puede provocar un boicot a sus productos.

El efecto de estos factores, que no han sido tenidos en cuenta tradicionalmente por los directivos de marketing, ha hecho que muchos profesionales piensen que las organizaciones obtendrían mejores resultados si integraran las relaciones públicas y las relaciones institucionales en los planteamientos generales de marketing.

Carrera Profesional en Relaciones Públicas

El crecimiento de las relaciones públicas como carrera profesional ha impulsado la aparición de numerosos cursos, diplomas y grados universitarios. La Comisión para la Enseñanza de las Relaciones Públicas, que incluye a los profesores y representantes de todas las organizaciones profesionales, ha determinado cinco materias que deberían enseñarse en cualquier carrera profesional en relaciones públicas:
  • Introducción a las relaciones públicas (teoría, origen y principios).
  • Investigación, medición y evaluación.
  • Redacción y producción en relaciones públicas.
  • Prácticas internas tutorizadas en relaciones públicas.
  • Un curso adicional sobre ética y legislación, planificación y dirección, y estudios de casos y campañas.
Además, la comisión recomienda encarecidamente que los estudiantes aprendan marketing, economía, psicología social y comunicación multicultural. Algunos profesionales consideran que si bien el trabajo en clase es importante, no lo debe ser menos el conocimiento de las redes sociales.

Competencias Esenciales

Aquellos que piensan estudiar y dedicarse a las relaciones públicas deben desarrollar sus conocimientos, habilidades y competencias en seis áreas básicas, independientemente del tipo de trabajo que vayan a realizar. Estas habilidades son (1) capacidad de redacción, (2) capacidad de investigación, (3) pericia planificadora, (4) capacidad de resolver problemas, (5) competencia empresarial y económica y (6) experiencia en medios de comunicación social.

1.   Capacidad de redacción. La capacidad de poner ideas e información en un papel, de forma clara y concisa, es esencial. Es vital tener una buena gramática y una buena ortografía. Las faltas de ortografía y una mala expresión escrita dan una imagen de aficionado.

2.   Capacidad de investigación. Los argumentos a favor de las causas deben basarse en hechos y no en generalidades. Una persona debe ser persistente y tener la capacidad de recopilar información de diversas fuentes, así como realizar investigación desde cero, diseñando y organizando auditorías o encuestas de opinión. Hay demasiados programas de relaciones públicas que fracasan porque la organización no evalúa las necesidades y percepciones de los públicos. La utilización habilidosa de Internet y de las bases de datos informáticas constituye un elemento importante del trabajo de investigación. También es importante leer los periódicos y revistas de actualidad.

3.   Pericia planificadora. Un programa de relaciones públicas implica una serie de técnicas y actividades de comunicación que hay que planificar y coordinar con cuidado. El profesional debe ser un gran planificador para asegurarse de que los materiales se distribuyen a tiempo, los eventos se producen sin problemas, y no se exceden los presupuestos. Los profesionales de las relaciones públicas deben ser personas muy organizadas, con una orientación al detalle, y capaces de ver la imagen general. Las ideas innovadoras y los planteamientos nuevos son necesarios para resolver problemas complejos o hacer que un programa de relaciones públicas sea único y memorable. Las promociones y las subidas salariales son para aquellas personas que muestran a la alta dirección cómo se pueden resolver los problemas de forma creativa. El creciente énfasis en las relaciones públicas como función directiva exige que sus estudiantes conozcan al dedillo los «recovecos» de las ciencias empresariales y económicas.

4. Experiencia en medios de comunicación social. Los empleados se dan cuenta del valor que tiene la experiencia en relaciones con los medios de comunicación, pero tan importante como eso es tener conocimiento de las redes sociales. Un estudio hecho en la Red por MarketingVOX reveló que el 80 % de los empleados estaban de acuerdo con que el conocimiento de las redes sociales de contactos era importante o muy importante. Las tres áreas más importantes para los que buscaban trabajo eran las redes de contacto, los blogs y Twentty. Los empresarios valoran los conocimientos de optimización de mecanismos de búsqueda, podcasts, búsqueda de contenidos virtuales, manejo del correo electrónico y marcadores sociales. De acuerdo con MarketingVOX, «estas habilidades en el manejo de las redes sociales serán cada vez más valoradas ya que los profesionales de las relaciones públicas tienen cada vez más voz en la dirección de los canales de las redes sociales».

El Valor de las Prácticas

Las prácticas son extremadamente populares en el sector de la comunicación y los estudiantes cuyos currículos incluyen prácticas profesionales, junto con un buen expediente académico, disfrutan de una importante ventaja. La práctica en una empresa es una situación en la que todo el mundo gana, tanto el estudiante como la organización. En la mayoría de los casos, el estudiante no solo recibe créditos académicos, sino que también obtiene un conocimiento de primera mano del trabajo que se realiza en el mundo profesional. Ello ofrece al alumno una ventaja para conseguir ese primer puesto de trabajo, tan primordial tras su graduación. En muchos casos, el recién graduado recibe un contrato de trabajo del empresario que le ofreció las prácticas porque ya ha demostrado su valía.

Bibliografia: Relaciones Públicas Estrategias y tácticas 10.a edición.Dennis L. Wilcox 

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